Eczanelerde ideal stok seviyesi ne olmalı..?

Sosyal medyada açılan bu tartışma konusu ilgi gördü, yöntemler tartışıldı.

Stok seviyesi ve takibi eczane yönetimlerinin önemli sorunları arasında. Ticaret hacminin genişlemesi, ilaç dışı ürünlerin eczane raflarında giderek daha fazla yer kaplaması, MF atakları gibi unsurlar, kimi zaman konuyu içinden çıkılması zor bir problem haline de getirebiliyor.

Bir eczacı önceki gün konuyu sosyal medyada tartışmaya açtı. İdeal stok seviyesi için ne yapıyorsunuz? Ortaya ilginç bir fikir alış verişi çıktı. Tartışmaya katılanlar yöntemlerini paylaştılar, sonra konu giderek stok paylaşımına kaydı.

Güncel, yararlı ve ilginç bir tartışmaydı, şöyle ki;  

E.D. Merhaba. İdeal stok seviyesi için geliştirdiğiniz bir formülasyonunuz var mı?

Mesleğimizin teknoloji ile harmanlanması gün geçtikçe artıyor. Yıl 2019 artık stok takibi yapmayan eczane çok azaldı diye düşünüyorum. Elimizde çok kıymetli datalar (ilaçların günlük, haftalık, aylık çıkış adet ve tutarları, giriş mf ve şartları mevcut) birikmekte, bunları en akılcı şekilde değerlendirmek üzere çalışmalar yapıyorum. Yaklaşık 10 yıllık datam olmasına rağmen son 3 yılı içeren datayı değerlendirmeye ve işlemeye değer buluyorum. Katkılarınızı bekliyorum. İyi çalışmalar...

O.A. Öncelikli olarak sayım yapın stoklarınızı hatasız hale getirin. Sonra bütün ürünlerde aylık ve dönemsel satış - çıkış durumlarına göre kritik stok seviyelerini belirleyin..

E.B. Tıbbi mümessil sadece satış yapan bir aracı değildir doğru yapıldığında eczacıya kalfaya pek çok artı değer katar

M.Y. Kesinlikle katılmıyorum. Tıbbi mümessiller olmasa şartları kim hatırlatır bizlere. Sadece işini yapıp, ilacını hatırlatıp,kampanyasını sunup, çalışmamızı aksatmayan mümesiller size her zaman kazandırır.

S.U. Dip not harici hepsine katılıyorum. Doğru mümessil ve doğru üründe ciddi artıları olacaktır. Tabi uğraşmanız lazım. Bir çok kalemde depoya göre daha iyi şart verebiliyorlar.

E.D. Konunun alım şartlarının iyileştirilmesine kaymasını çok istemiyorum aslında. Alınacak ürün adedini belirlemede kriterlerinizi öğrenmek istiyorum genel ve detay olarak mümkünse.

V.D. Bence elinizde döndürebileceğiniz nakit durumuna göre geçen yılların çeyrek dönemlerine göre bakarak önünüzdeki çeyrek için en iyi baremli alımlar yapabilirisiniz. Örneğin 2018 de Nisan-Haziran döneminde X ilacından 250 tane satmışsanız bu sene iyi alım opsiyonu yakalarsanız 300 hatta 400 alabilirsiniz.

E.D. 1 önceki çeyrek analizi 1. kriterimiz olsun

S.U. Periyodik olarak bir analiz yapmak çok zor, çünkü sezonluk satan ilaç ve OTC ürünleri var, bir önceki 3 aya da bakmak mantıklı değil yanlış sonuç verebilir. Ya da geçen sene kampanyalı aldığınız bir ürünü bu sene aynı şarttan alamazsanız yine aynı adette stok yapmak sıkıntıya sokacaktır. Datayı farklı periyotlarda alıp kendinize göre yorumlamadan alım yapmak bence büyük hata olur.

Ö.Ö.A. Ben her ay sonu rutin olarak Excel'e atarım stok miktarımı. Bir ürünün satılan adedini, (satılan adet+stok) sayısına bölünce 1'den 0'a doğru giden bir sayı elde edersiniz. Bu sütunu büyükten küçüğe sıralarsanız da stokta olmayanlardan başlayıp gidişatı ve önem sırasını almış olursunuz. İvme diyorum ben. Program olarak rx kullanıyorum, her ayın toplam çıkışlarını da alabiliyorum, bunların yanına her urun için. İyi oluyor, kritik stoktan daha efektif geliyor aynı ekranda birden çok veriyi görmek ve ona göre sipariş hazırlamak.

E.D. Ben de aynı yöntemi sıklıkla kullanırım.

M.S. Bir yazılımcı TR stok paylaşım programı yaparsa efsane olur.

M.S. Ben eczanelerin mevcut stoklarını görebildikleri ve paylaşabildikleri bir yazılımı kastetmiştim.

G.S. İlon eczane programında network özelliğiyle anlaşacağınız eczanelerin stoklarını anlık paylaşabiliyorsunuz. Ama bana saçma geliyor, kimse bu topa girmez. Alım birlikteliği hedef MF için, stok yükünü minimuma indirecek program en mantıklısı.

Y.K. Benim alım stratejim günlük ruh halime bağlı, çok bilinmeyenli denklem gibi ama temelinde bir mantık da yok değil merak eden olursa anlatırım.

E.D. Zaten amaç aynı verilerle ruh halinden bağımsız objektif değerlendirme yapabilmek.

T.T. Eczanem programında geçmiş satış ve stok gün seçerek stok fazlası ve stok eksiği raporunu kullanıyorum ayda 2-3 kez. O raporda adete göre veya TL ye göre stok fazlanızı ve stok eksiğinizi sıralayabiliyorsunuz. Alım ve iade yaparken çok faydalı.

E.D. Eczane işletim sistemleri çok basit yöntemlerle sipariş hazırlıyor. Etkin ve yeterli değil bence.

T.T. Neden? İstediğiniz çıkış tarih aralığını baz alıp mevcut stokunuza göre istenilen stok gün seviyesinde sipariş hazırlıyor. En azından 'eczanem'. Diğerlerini bilmiyorum.

E.D. Mama sipariş adetlerinizi kontrol ediniz. Eksik olan reçetede bir defada minumum ortalama ve maximum yazılan miktarıdır. Eğer son 3 ayda 90 adet tıbbi mama satmışsanız. Size bir aylık sipariş hazırlayacaktır.

E.Y. Bir aylık toplam ciro ile tüm eczanedeki karekodlu ürünlerin dengede olması yeterli gibi ,tabi kabaca ve barkodlu ürünlerin payı yüzde 5-10'u geçmiyorsa.

A.T.İ. Çoğumuzun stoku bundan fazladır eminim.

A.T.İ. Ürünün stok devir hızıyla alakalı bir hesaplama olmalı ama nasıl bilemiyorum :/

İ.B. Belirli tarihten itibaren satılan adet örneğin 90; diyelim günde 120 adet satıldı. Eldeki mevcut stok Örneğin 50; Günlük satılan miktar bulunur, 120/90=1,33 ile. Ardından eldeki stok/günlük satılan adet. 50/1,33=37,59. Yani aynı hızla satılırsa ortalama 38 günün sonunda elde ki stok tükenecektir.

A.T.İ. Teşekkürler. Olması gereken stok devir hızı diye bir bilgi var mı peki?

İ.B. Bu sizin elinizde ki nakit para ile ilgili herkes için farklı olabilir. 30 gün, 60 gün, 90 gün tamamen nakit durumuna bağlı. Depo ödeme vadeleriniz, günlük kasa nakit durumu, kurumdan gelecek ödeme gibi çok etmen var bana göre.

A.T.İ. Evet bunların hepsini ben de düşünüyorum. Sonra işin içinden çıkamayıp içgüdüsel olarak yoluma devam ediyorum.

O.O.H. MF'ye göre maksimum 90 gün stok yapmaya çalışıyorum. Yıllık satış üzerinden hesaplanan aylık ortalama çıkışı baz alarak.

A.T.İ. Ben de aynısını yapıyorum ama bana fazla gibi geliyor. Günde 3 kere depodan servis geliyor, neden bu kadar çok ilaç bulunduruyoruz o sorunun cevabını bulamıyorum.

H.A.Y. Var sattırır.. 8-9 aydır takassız çalışıyorum.. İş yüküm daha az.. Tek seferde hastanın işlemi bitiyor.. Takip çok daha kolay oluyor..

H.A.Y. MF olmayan ürünlerde ay başında ort. 45 günlük stok .. MF'li ürünlerde max 90-120 günlük stok yapmaya çalışıyorum MF kaçmasın diye.. Onda da kayda değer bir rakamsa MF riskine giriyorum, değilse hiç uğraşmıyorum.

S.C.A. Her hafta sonunda stok kontrolü yapıyorum. Bazı ilaçlara kritik stok koyuyorum onun altına düşenleri tamamlıyorum. MF'li ürünlerde genelde 3 aylık ihtiyacım kadar almaya çalışıyorum. Ürün stokta olursa satılıyor, hastalar sabırsız beklemek sonradan uğramak pek istemiyorlar. Bir reçete karşılayacak kadar bulundurmaya çalışıyorum.

M.Y. Alım bir stratejidir,ilacına göre, firmasına göre değişir. Örneğin beloc nexium her ay MF çıkar. 45 günlük stok bulundurmalıdır. 45 günlük alıp gerisini eczatrendden paylaşın gitsin. Arveles 3 aylık almak lazım. İespor 3 aylık almak lazım. MF'sizler için 30 günlük olabilir.

G.T. Eczanenin konumu önemli. Reçeteli mi yoksa elden satış ağırlıklı mı? Depo ile çalışma koşulu kaç gün ? Ayrı çalışılan dermokozmetik veya spot depolar mevcut mu? Bunların durumuna göre kendimce izlediğim metodum var. Pek sorun çıkmıyor. Tek sorun yaşadığım dermokozmetik stoğum oluyor

E.D. Bir eğitimde değinilmişti. Bugün ecza depolarının tamamının toplam stokunun yaklaşık 5 katı kadar stokun eczanelerde olduğu, aslında en büyük deponun eczanelerimiz olduğu anlatılmıştı. Depoların ortalama 28-30 gün stokla çalıştığını düşünürsek..

M.S. Stok paylaşım sistemi kurulmalı.

H.A.Y. Veeee bu işin takibini eczacı değil ortak eczacıların maaşını ödediği tarafsız ve dürüst biri yapmalı.. Mal herkese ekstrası malı alana olmamalı..